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Un lugar para organizar tus ideas

El mundo 2.0. alberga un sinfín de aplicaciones gratuitas y fáciles de usar para ayudarnos a realizar casi cualquier tarea. Me parece muy interesante descubrir estas herramientas 2.0. y valorar sus posibilidades.

popplet

En esta ocasión me he centrado en Popplet. Se trata de una aplicación que permite organizar visualmente las ideas, es decir, facilita hacer un esquema o mapa conceptual. Muchos somos los que nos gusta coger lápiz y papel y escribir ideas y dibujar relaciones. Pero si prefieres hacerlo on line o has de compatirlo, popplet te va a ayudar.

La página de inicio de la aplicación hace honor a su publicidad: sencillo, limpio, divertido. Es una página que de un vistazo nos muestra qué nos ofrece popplet y nos permite registrarnos. No hay links a mucha más información o a ver ejemplos. Es una muestra de la filosofía de la aplicación.

Una vez registrados, aparece un pequeño tutorial que guía en como usar la herramienta. Las opciones que presenta son pocas pero suficientes: crear ideas, opciones básicas de edición (cambiar el color y el tamaño de letra, pero no la tipografía), añadir fotos o vídeos, conectar unas ideas con otras, añadir comentarios. Podemos organizar las ideas como visualmente queramos, simplemente pulsamos en el cuadro y lo movemos por la pantalla. Realmente simple, pero en esta simplicidad radica su virtud. Hacer un esquema con popplet no requiere más tiempo que hacerlo con lápiz y papel.

La aplicación, fiel a la filosofía 2.0., permite compartir nuestro esquema a través de facebook y twitter o a determinados usuarios y darles permisos para editar. De esta manera, podemos trabajar colaborativamente ya que permite que el esquema sea modificado por diferentes personas.

Un resultado claro y un uso fácil e intuitivo. Si quieres un esquema sencillo pero suficiente, ésta puede ser tu herramienta. Para trabajos más elaborados donde sea necesario, por ejemplo, una imagen más trabajada hay otras aplicaciones más completas (y complejas).

Ejemplo Popplet

Pulsa para acceder al ejemplo de aplicación de uso de Popplet

Hablar en público: prepara un esquema de tu discurso

Hablar en público

Tienes que dar una charla sobre un tema que conoces bien. Sabes de lo que hablas y tienes algo que decir. Perfecto. Aún así, no caigas nunca en el error de pensar que tu charla, por corta que sea, no necesita preparación. Aunque hayas hablado ya de lo mismo otras veces, seguro que será conveniente que analices cómo es tu audiencia en esta ocasión y revises tu discurso. Y si es tu primera vez, tranquilo. Una buena preparación te ayudará a ir más seguro.

Para empezar debes clarificar qué idea/s quieres comunicar. Ten en cuenta que no es conveniente cargar tu discurso con muchos asuntos. Puedes ser un gran conocedor del tema, pero lo mejor es que te centres en tres o cuatro ideas principales, no más. Porque para el auditorio es muy difícil poder seguir y asimilar muchas ideas. Es mejor pocas y que lleguen bien, que muchas y que no lleguen.

Para cada una de tus ideas principales puedes definir dos o tres ideas secundarias. Estas ideas secundarias te servirán para argumentar, explicar o reforzar la idea principal.

Esquema para un discurso

Diseñar un esquema es una buena manera de preparar nuestro discurso. Un esquema nos ofrece una idea global de lo que queremos decir, nos ayuda a organizar y ordenar las ideas, nos permite sintetizar y nos sirve para seleccionar y clarificar argumentos. Ten en cuenta que tu discurso ha de seguir una línea lógica. Así que organiza las ideas según un orden argumentativo que te sea cómodo y sea fácil de seguir para tu audiencia.

Has de tener bien visible tu esquema durante la exposición. Ha de ocupar una sola página, escrito con letra clara y suficientemente grande para que sea fácilmente legible.

¿Y escribir el discurso de manera lineal, tal cual queremos decirlo? A algunos oradores puede darles cierta confianza. Aunque bajo mi punto de vista, con un buen esquema bien trabajado y unas ideas claras y bien estructuradas, no es necesario. Sabes de lo que hablas y sabes qué quieres decir. Pero si te va a tranquilizar escribir el discurso, hazlo. Te ayudará. Pero intenta no leerlo porque los discurso leídos pierden frescura, naturalidad y fuerza. Tampoco lo memorices ni te pongas nervioso por el hecho de no haber dicho una determinada frase que tenías prevista. Lo importante es transmitir las ideas que son las que has de tener muy claras.

El objetivo final que has de perseguir es que el auditorio sea capaz de recordar las ideas principales que has querido transmitir. Si lo consigues, habrás hecho, sin duda, un buen discurso.

Organización y gestión del tiempo: un “must”

Aquellos que trabajamos en casa tenemos, entre otras, una gran ventaja: la flexibilidad horaria. Y, entre otros, un gran inconveniente: la flexibilidad horaria.

Gestión del tiempo

Organizar y gestionar nuestro tiempo es fundamental porque de lo contrario podemos caer en el error de estar trabajando a todas horas y llegar a una sensación de descontrol de lo que hacemos a diario. Es necesario establecernos un horario en el que dediquemos horas al trabajo, al ocio, al descanso. De esta manera nos organizaremos el tiempo y, de paso, nuestra vida.

Cada uno ha de establecer su propia organización en función de su situación personal y profesional (hijos, tipo de trabajo…), el contexto (horarios de los clientes, cantidad de trabajo…), el metabolismo (mayor productividad por la mañana o por la tarde) y otros posibles condicionantes. Y otro aspecto importante es respetarla. Pero no podemos dejar de lado que la flexibilidad horaria es una de las grandes ventajas de trabajar desde casa, así que aprovechémosla. Nuestra organización del tiempo ha de dejar cabida a la flexibilidad y, por qué no, a la improvisación. Si no hay nada que nos urge, ¿por qué no aprovechamos una mañana soleada de un día laborable para dar un paseo por la playa? Así podremos disfrutar al máximo de esa ventaja que nos da el trabajo autónomo.

Gestión del tiempo: distractores y ladrones

Unido a la organización del tiempo está la gestión de esas horas de trabajo para aprovecharlas al máximo. Hay muchos distractores y muchos ladrones de tiempo en nuestro día que merman nuestra productividad. Conocerlos puede ser la primera manera de empezar a evitarlos

Los que trabajamos conectados a un ordenador tenemos ese gran distractor que es Internet y el correo electrónico. Entramos a una red social o leemos una noticia que nos enlaza a otra y a otra y, sin saber cómo, hemos perdido un buen rato. Y, por otro lado, los mensajes de correo electrónico que llenan nuestro buzón y que, normalmente, no son tan urgentes. Ante esto, hemos de centrarnos en las tareas que estamos haciendo, dedicando unos momentos determinados del día a la navegación por internet, redes sociales y a la revisión del correo electrónico (siempre y cuando nuestro trabajo no dependa de estar siempre en línea). Al empezar la jornada, a mediodía y por la tarde pueden ser buenos momentos para conectarnos a ver que pasa en la red.

La dispersión de tareas es un gran ladrón de tiempo. Estamos haciendo algo y, por el motivo que sea, empezamos a hacer otra cosa con lo que avanzamos poco y nos descentramos mucho. Es imprescindible hacer un esfuerzo por centrarse en una única tarea: empezarla y acabarla.

Ligado a la dispersión, están las inevitables interrupciones. Una llamada teléfonica, una pregunta de un compañero… son momentos que nos alejan de nuestra tarea para centrar, temporalmente, nuestra atención en otro tema. Son, ya lo decía, casi inevitables. Ante tareas de mucha concentración, evitar responder al teléfono o avisar que nadie nos interrumpa.

Y finalmente, aunque seguro que hay más aspectos sobre este tema, un verbo que se popularizó hace un tiempo: procrastinar. Se refiere al dejar las cosas para luego y sucede cuando ocupamos nuestro tiempo en otros asuntos (habitualmente poco importantes) porque evitamos enfrentarnos a algo. Es un mal hábito y un ladrón de tiempo porque alarga la lista de asuntos pendientes, no cerramos los temas y genera ansiedad. En este caso cobra total importancia ese dicho popular “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”.

La organización y gestión del tiempo es un tema fundamental y que me parece sumamente interesante para mejorar nuestra productividad y nuestra calidad de vida. ¿Cómo organizas tu tiempo? ¿Qué ladrones de tiempo has detectado?